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申請事項の変更・付与認定の更新

■申請事項の変更

申請書類提出後及び認定後に、申請された事項に変更がある場合には、すみやかに審査機関への報告が必要です。報告は、以下のとおり、様式を作成・捺印の上、下記宛に送付してください。

変更報告が必要な事項

認定事業者名
本社住所
代表者
個人情報保護管理者
個人情報保護に係わる相談窓口担当者
申請担当者
申請担当者の連絡先(勤務地、電話番号、e-mailアドレス等)

なお、1~3の事項については、登記簿謄本を添付の上提出してください。

プライバシーマーク付与認定に係わる変更報告書

■プライバシーマーク付与認定の更新

現在の認定規格が2006年度版JISである場合はこちらをご覧ください。プライバシーマーク付与認定の有効期間の満了を迎える認定事業者の更新手続きは、以下のとおりです。

更新手続きの流れ

更新の申請
更新申請書類の受理
審査(書類審査・現地審査)
更新の可否の決定・通知
許諾証の交付・プライバシーマーク使用契約の締結
公表

(1)更新申請対象事業者
プライバシーマーク付与認定の有効期限の満了を迎える事業者(プライバシーマーク使 用開始日より2年が経過しようとしている事業者)です。

(2)更新申請受付期間

プライバシーマーク付与認定の有効期間の満了前、8ヶ月以内4ヶ月前までです。

(3)更新に要する費用

料金については、「制度の概要」のプライバシーマーク付与対象・単位・付与に係る費用を参照してください。
・更新料(更新の場合)
プライバシーマーク付与認定の申請時には、申請料(更新の場合)が必要です。
・審査料(更新の場合)
プライバシーマーク付与の審査に係わる費用として必要です。なお、現地審査に係る  交通費、宿泊費、日当は、協会の規程により別途請求いたします。
・プライバシーマーク使用料(更新の場合)
更新の決定を受けてプライバシーマークを使用する場合は、認定の有効期間(2年間)の使用料として、プライバシーマーク使用料が必要です。上記費用につきましては、付与機関が「プライバシーマーク申請・審査料請求書」を発行しますので、速やかに指定の口座に振り込んでください。

(4)申請先
申請書類を公益社団法人全国学習塾協会に原則郵送してください。
【公益社団法人 全国学習塾協会】
〒170-0005 東京都豊島区南大塚3-39-2
TEL 03-6915-2293 FAX 03-6915-2294
【E-mail】info@jja.or.jp

(5)申請書類
更新申請に必要な申請書類は、下記のとおりです。

1 【様式2006-0】 プライバシーマーク付与認定申請チェック表
2 【様式2006-1更新】 プライバシーマーク付与申請書
3 【様式2006-2】 会社概要
4 【様式2006-3】 取扱う個人情報の概要
5 【様式2006-4】 認定を受けようとする事業所の所在地及び業務内容
6 【様式2006-5】 個人情報保護体制
7 【様式2006-6】 個人情報保護マネジメントシステム(PMS)文書の一覧
8 【様式2006-7】 JIS要求事項との対応表
9 【様式2006-8】 教育実施記録(全ての従業者に実施した教育実施記録 )
10 【様式2006-9】 監査実施記録(全ての部門に実施した監査実施記録)
11 【様式2006-10】 事業者の代表者による見直し実施記録
12 様式2006-11】 2006年版JISによる前回認定時から変更のあった事業の報告
13 登記簿謄本(または抄本)等、申請者の実存を証する公的文書(申請の日前3ヶ月以内に発行のもの。コピー不可)
14 定款、寄付行為、その他これに準ずる規程類
15 会社パンフレット(ある場合)
16 個人情報保護マネジメントシステム(PMS)文書一式(【様式2006-6】に記載の文書全て)
17 JIS要求事項との対応表【様式2006-7】の「使用する様式」欄に記載した全ての様式 2006版
18 JISへの対応状況を記載した書類

※「会社概要」(様式2006-2)の「事業の概要」欄に、学習塾事業に関連する事業概要を記述してください。

注意

・紙媒体により提出してください。なお、提出する書類では、各様式の【記載上の注意】は削除してください。
・申請書類は原則的に返却いたしませんので、記録類は原本ではなくコピーを提出してください。
・様式がある申請書類については、可能な範囲で電子媒体(FD,MO,CD-R)でも提出してください。
・格納する形式は、PDF形式、Word形式又はEXCEL形式を用いてください。 電子メールの添付ファイルによる提出は不可とします。
・申請後、申請書類の内容に変更があった場合は、「申請事項の変更について」に基づいてご報告ください。

更新申請様式一括ダウンロード

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