民間の学力向上を推進する教育資源として、コンプライアンスを重視した高い品質を提供する事業として、お客様に信頼されるよりよい学習塾業界の確立を目指しています。

申請事項の変更・付与認定の更新

■申請事項の変更

申請書類提出後及び認定後に、申請された事項に変更がある場合には、すみやかに審査機関への報告が必要です。報告は、以下のとおり、様式を作成・捺印の上、下記宛に送付してください。

変更報告が必要な事項

認定事業者名
本社住所
代表者
個人情報保護管理者
個人情報保護に係わる相談窓口担当者
申請担当者
申請担当者の連絡先(勤務地、電話番号、e-mailアドレス等)

なお、1~3の事項については、登記簿謄本を添付の上提出してください。

プライバシーマーク付与認定に係わる変更報告書

■プライバシーマーク付与認定の更新

現在の認定規格が2006年度版JISである場合はこちらをご覧ください。プライバシーマーク付与認定の有効期間の満了を迎える認定事業者の更新手続きは、以下のとおりです。

更新手続きの流れ

更新の申請
更新申請書類の受理
審査(書類審査・現地審査)
更新の可否の決定・通知
許諾証の交付・プライバシーマーク使用契約の締結
公表

(1)更新申請対象事業者
プライバシーマーク付与認定の有効期限の満了を迎える事業者(プライバシーマーク使 用開始日より2年が経過しようとしている事業者)です。

(2)更新申請受付期間

プライバシーマーク付与認定の有効期間の満了前、8ヶ月以内4ヶ月前までです。

(3)更新に要する費用

料金については、「制度の概要」のプライバシーマーク付与対象・単位・付与に係る費用を参照してください。
・更新料(更新の場合)
プライバシーマーク付与認定の申請時には、申請料(更新の場合)が必要です。
・審査料(更新の場合)
プライバシーマーク付与の審査に係わる費用として必要です。なお、現地審査に係る  交通費、宿泊費、日当は、協会の規程により別途請求いたします。
・プライバシーマーク使用料(更新の場合)
更新の決定を受けてプライバシーマークを使用する場合は、認定の有効期間(2年間)の使用料として、プライバシーマーク使用料が必要です。上記費用につきましては、付与機関が「プライバシーマーク申請・審査料請求書」を発行しますので、速やかに指定の口座に振り込んでください。

(4)申請先
申請書類を公益社団法人全国学習塾協会に原則郵送してください。
【公益社団法人 全国学習塾協会】
〒170-0005 東京都豊島区南大塚3-39-2
TEL 03-6915-2293 FAX 03-6915-2294
【E-mail】info@jja.or.jp

(5)申請書類
更新申請に必要な申請書類は、下記のとおりです。

●必ずご提出いただく書類

0 【申請様式0更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表
1 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書(代表者印の捺印必須)
2 【申請様式2更新】事業者概要
3 【申請様式3更新】個人情報を取扱う業務の概要
4 【申請様式4更新】すべての事業所の所在地及び業務内容
5 【申請様式5更新】個人情報保護体制
6 【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧
7 【申請様式7更新】JIS Q 15001との対応表
8 【申請様式8更新】教育実施サマリー(全ての従業者に実施した教育実施状況)
9 【申請様式9更新】内部監査実施サマリー(全ての部門に実施した内部監査実施状況)
10 【申請様式10更新】マネジメントレビュー(事業者の代表者による見直し)実施サマリー
11 【申請様式11更新】前回適格決定時から変更のあった事業の報告
12 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し(【申請様式6更新】、及び【申請様式7更新】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本。)
13 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の運用記録(様式ではない)の冒頭1ページの写し
14 上記13に対応する、いわゆる「リスク分析結果」の写し

●該当する場合にご提出いただく書類
15 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書の写し
16 定款、その他これに準ずる規程類の写し
17 変更報告書(前回の付与適格決定後に「事業者名、本店所在地、代表者」に変更があったが変更報告書を提出していない場合は必須)
18 探偵業に係る誓約書(「探偵業」を事業として行う場合にはJIS Q 15001要求事項に適合した個人情報の取扱いを行う旨の誓約書の提出が必須)

●任意でご提出いただく書類
19 教育を実施したことが確認可能な記録一式(「教育計画書」「教育実施報告書」等の運用記録や教材の写し、「理解度確認テスト」等の雛形) ※注1 ※注2
20 内部監査を実施したことが確認可能な記録一式(「内部監査計画書」「内部監査実施報告書」「内部監査チェックリスト」等の写し) ※注1 ※注2
21 マネジメントレビュー(代表者による見直し)を実施したことが確認可能な記録一式(「マネジメントレビュー議事録」の写し) ※注1
22 会社パンフレット等

※注1:これらの書類を事前に提出していただいた場合、現地審査当日の審査がより効率・効果的なものとなり、審査の所要時間の短縮化につながります。
※注2:教育や監査の記録については、実施したことが確認できればよく、それぞれ数ページ分の写しを提出してください(全ての写しを提出していただく必要はありません)。

注意

・紙媒体により提出してください。なお、提出する書類では、各様式の【記載上の注意】は削除してください。
・申請書類は原則的に返却いたしませんので、記録類は原本ではなくコピーを提出してください。
・様式がある申請書類については、可能な範囲で電子媒体(FD,MO,CD-R)でも提出してください。
・格納する形式は、PDF形式、Word形式又はEXCEL形式を用いてください。 電子メールの添付ファイルによる提出は不可とします。
・申請後、申請書類の内容に変更があった場合は、「申請事項の変更について」に基づいてご報告ください。

更新申請様式一括ダウンロード

平成30年8月1日より新しい申請様式での受付を開始します。
更新申請書類は、下記よりダウンロードしてください。

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