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申請に必要な申請書類(新規の方)・申請書類の提出

申請にあたっては、プライバシーマーク制度の設置および運営に関し必要な事項を定めたプライバシーマーク制度設置及び運営要領(JIPDEC)をあらかじめご参照ください。

■新規申請に必要な申請書類

新規申請に必要な申請書類は、下記の通りです。なお、更新申請については提出書類が異なりますので、ご注意ください。

●必ずご提出いただく書類
0 【申請様式0新規】プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表
1 【申請様式1新規】プライバシーマーク付与適格性審査申請書(代表者印の捺印必須)
2 【申請様式2新規】事業者概要
3 【申請様式3新規】個人情報を取扱う業務の概要
4 【申請様式4新規】すべての事業所の所在地及び業務内容
5 【申請様式5新規】個人情報保護体制
6 【申請様式6新規】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧
7 【申請様式7新規】JIS Q 15001との対応表
8 【申請様式8新規】教育実施サマリー(全ての従業者に実施した教育実施状況)
9 【申請様式9新規】内部監査実施サマリー(全ての部門に実施した内部監査実施状況)
10 【申請様式10新規】マネジメントレビュー(事業者の代表者による見直し)実施サマリー
11 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書の原本(申請の日前3か月以内の発行文書。写し不可。)
12 定款、その他これに準ずる規程類の写し
13 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し(【申請様式6新規】、及び【申請様式7新規】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本。)
14 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の運用記録(様式ではない)の冒頭1ページの写し
15 上記14に対応する、いわゆる「リスク分析結果」の写し

●該当する場合にご提出いただく書類
16 探偵業に係る誓約書(「探偵業」を事業として行う場合にはJIS Q 15001要求事項に適合した個人情報の取扱いを行う旨の誓約書の提出が必須)

●任意でご提出いただく書類
17 教育を実施したことが確認可能な記録一式(「教育計画書」「教育実施報告書」等の運用記録や教材の写し、「理解度確認テスト」等の雛形) ※注1 ※注2
18 内部監査を実施したことが確認可能な記録一式(「内部監査計画書」、「内部監査実施報告書」、「内部監査チェックリスト」等の写し) ※注1 ※注2
19 マネジメントレビュー(代表者による見直し)を実施したことが確認可能な記録一式(「マネジメントレビュー議事録」の写し) ※注1
20 会社パンフレット等

※注1:これらの書類を事前に提出していただいた場合、現地審査当日の審査がより効率・効果的なものとなり、審査の所要時間の短縮化につながります。
※注2:教育や監査の記録については、実施したことが確認できればよく、それぞれ数ページ分の写しを提出してください(全ての写しを提出していただく必要はありません)。

注意

・紙媒体により提出してください。なお、提出する書類では、各様式の【記載上の注意】は削除してください。
・申請書類は原則的に返却いたしませんので、記録類は原本ではなくコピーを提出してください。
・様式がある申請書類については、可能な範囲で電子媒体(FD,MO,CD-R)でも提出してください。
・格納する形式は、PDF形式、Word形式またはEXCEL形式を用いてください。電子メールの添付ファイルによる提出は不可とします。

新規申請様式一括ダウンロード

平成30年8月1日より新しい申請様式での受付を開始します。
新規申請書類は、下記よりダウンロードしてください。

更新申請時の手続き及び必要申請書類は、プライバシーマーク申請事項の変更・付与認定の更新を参照してください。

申請書類の提出

学習塾事業分野のプライバシーマーク付与の認定を受けようとする事業者(協会正会員に限る)は、申請書類を以下の公益社団法人全国学習塾協会に原則郵送してください。

【公益社団法人 全国学習塾協会】
〒170-0005 東京都豊島区南大塚3-39-2
TEL 03-6915-2293 FAX 03-6915-2294

【メールアドレス】info@jja.or.jp

新規申請の場合、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)が申請までに少なくとも1ヶ月以上実際に運用されていることが必要です。教育記録、監査報告書などの諸記録については、その期間内にとられたものをご提出ください。

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